Client Onboarding Portal

Un caso concreto sobre cómo ordenar la entrada de clientes nuevos en la planta, desde el primer contacto hasta la ficha técnica del pedido.

Qué se planteó

La fábrica recibía pedidos de mesas de acero inoxidable y estanterías modulares por varios canales a la vez: correo, llamada telefónica y visita directa a planta. Cada vendedor anotaba las medidas en su propio cuaderno o en una hoja suelta, y las especificaciones llegaban al taller con diferencias entre lo que el cliente pidió y lo que el soldador tenía en el banco de trabajo. El resultado eran retrabajos en soldadura sanitaria, superficies que no coincidían con la medida del espacio y entregas que se corrían varios días.

El objetivo no era digitalizar todo, sino fijar un punto de entrada único donde cada pedido quedara registrado con la misma estructura: tipo de mueble, medidas, espesor de chapa, tipo de soldadura, cantidad de niveles en el caso de estanterías y fecha en que el cliente necesita el equipo en su planta.

Cómo se armó

Se definió una ficha base en papel y en formato digital que el vendedor completa junto al cliente. La ficha obliga a registrar el uso previsto del mueble, porque una mesa para línea de envasado no lleva el mismo refuerzo que una mesa de apoyo en zona seca. También se agregó un campo para el tipo de piso donde va a apoyar el equipo, ya que los niveladores de las patas se eligen según eso.

En el taller se colgó un tablero con las fichas activas ordenadas por fecha de entrega. Cada ficha lleva un número de orden que se marca con lápiz de metal en la cara inferior de la bandeja, fuera de la vista del cliente pero visible para control de calidad. Así, si surge una duda sobre una medida, se puede volver a la ficha original sin depender de la memoria de quien atendió el pedido.

Qué cambió en planta

El primer efecto fue la reducción de retrabajos por medidas mal interpretadas. Al tener el espesor de chapa y el tipo de soldadura escritos desde el inicio, el soldador no tiene que adivinar ni consultar a mitad del armado. Las estanterías modulares se entregan con los montantes ya ranurados según la altura que el cliente pidió, en lugar de ajustar en sitio.

El segundo efecto fue en la comunicación con el cliente. Cuando alguien llama para preguntar por el estado de su pedido, se busca el número de orden y se responde con datos concretos: en qué etapa está, si ya pasó por pulido de soldadura, cuándo sale de planta. Eso bajó las llamadas repetidas y las visitas sin cita.

El portal de entrada sigue siendo una ficha simple, pero ahora es el mismo documento para todos. No se trata de un sistema grande ni de una plataforma complicada: es una forma de que la información llegue completa al taller la primera vez.

Ver el siguiente caso de la serie: Seasonal Booking Workflow. Si querés plantear un pedido con estas fichas, escribinos desde contacto.